檔案托管業(yè)務（個人檔案托管業(yè)務）

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個人檔案托管業(yè)務是一種服務，旨在幫助客戶安全地存儲和管理他們的私人文件、文檔和記錄。這種服務通常由專業(yè)的檔案保管機構提供，以確保這些敏感信息的安全和隱私得到保護。個人檔案托管業(yè)務的主要目的是確?？蛻舻膫€人資料不會因為意外丟失、損壞或被未經授權的人訪問而受損。這種服務還可以幫助客戶在需要時輕松獲取他們的文件，例如在法律訴訟、職業(yè)發(fā)展或退休規(guī)劃等情況下。個人檔案托管業(yè)務為個人提供了一個安全可靠的存儲解決方案，有助于保護他們的個人信息并確保其長期可用性。

一、檔案托管業(yè)務的含義

檔案托管業(yè)務是指將個人檔案或職工檔案交由特定機構或部門進行管理和保存的過程。個人檔案包含個人基本信息、學習和工作經歷等內容；職工檔案是企業(yè)勞動、人事部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。

二、檔案托管業(yè)務的適用對象

大學畢業(yè)生
- 對于已就業(yè)的畢業(yè)生，檔案由學校根據就業(yè)單位和相關要求轉至畢業(yè)生工作單位所在地的檔案管理部門，轉移依據是報到證。畢業(yè)生到達工作單位后，將報到證交給檔案管理部門，檔案隨之轉移。大多數畢業(yè)生檔案會在7月中下旬由學校學生處發(fā)出，畢業(yè)生要及時查看是否托管完成。
- 未落實工作單位的畢業(yè)生，有多種檔案處理方式。若辦理了人事代理合同或者同意轉到省高校畢業(yè)生就業(yè)指導服務中心，可以選擇將檔案轉交給人事代理機構管理；也可向學校申請暫時存放檔案，學校一般保管兩年，兩年后需轉出，否則送回戶籍所在地人才中心；已辦理相關手續(xù)的畢業(yè)生，檔案將由學校檔案室根據要求移交至入學前注冊地的就業(yè)管理部門或人才中心，省內畢業(yè)生轉交給地級畢業(yè)生就業(yè)管理部門，省外畢業(yè)生轉交給省級畢業(yè)生就業(yè)管理部門，部分省份可能還有其他要求。
企業(yè)職工：企業(yè)把職工檔案轉交由就業(yè)代理或人才交流中心代為管理。
其他人群：如濟南市的個人檔案托管業(yè)務，針對剛畢業(yè)的市內以及市外的大學生、失業(yè)后暫時沒找到工作的人群，以及選擇創(chuàng)業(yè)或者出國深造的人群也可進行檔案托管。

三、檔案托管業(yè)務的辦理

（一）個人辦理檔案托管

檔案在個人手中或無檔案管理權單位保存的情況
- 應憑就業(yè)報到證先到當地政府人事部門所屬人才服務機構補辦有關手續(xù)，完善檔案材料，然后再將檔案移交到人才市場，及時辦理人事代理和檔案托管相關證明。托管檔案可能收取費用，畢業(yè)生畢業(yè)兩年內檔案掛靠免費，兩年后需到人才中心繳交托管費。
檔案不知去向的情況
- 可查找相關管理部門下屬檔案室的電話，告知接待人員畢業(yè)學校和畢業(yè)年份進行查詢。另外，參加工作前最后一個學校的相關部門、原戶籍所在地的人事部門、第一家用人單位等地方通常與檔案去向有關，也可在這些地方詢問。
濟南市個人檔案托管辦理（以濟南市為例）
- 所需材料：本人的個人履歷、畢業(yè)證、學位證、報到證、就業(yè)協(xié)議書、《委托保存人事檔案協(xié)議書》、本人的身份證件（均需提供復印件，委托他人辦理還需提供委托書和相應證件復印件）。
- 辦理方式
  - 省內院校高校畢業(yè)生畢業(yè)時已在我省落實就業(yè)單位并手續(xù)完備，用人單位不具有檔案管理權限且未辦理檔案集中托管，或自主創(chuàng)業(yè)、自由職業(yè)的高校畢業(yè)生，可由畢業(yè)生自主選擇將個人檔案派送回戶籍地、入學前戶籍所在地就業(yè)、創(chuàng)業(yè)所在地的區(qū)縣公共就業(yè)和人才服務機構辦理托管。
  - 省外院校畢業(yè)生檔案由市級公共就業(yè)和人才服務機構進行接收，完成信息審核后，轉遞至各區(qū)縣公共就業(yè)和人才服務機構。
  - 針對失業(yè)的職工代理，帶好失業(yè)登記表，填好《人力資源和社會保障事務代理合同書》后，到人社局的失業(yè)科辦理提檔事宜，然后到勞動力管理科填寫《靈活就業(yè)人員增加繳納社會保障費明細表》。

（二）企業(yè)委托代管職工檔案

企業(yè)提供材料：單位錄用人員登記備案手續(xù)、檔案代管人員的《就業(yè)失業(yè)登記證》或《就業(yè)登記證》（勞動手冊）、身份證復印件等相關材料。
代管方職責（以某代管機構為例）
- 負責做好檔案資料的收集、補充和管理。
- 根據企業(yè)需要，負責為其提供或出具相關檔案證明材料。
- 在委托代管檔案的職工到達退休年齡時，代報批退休、提前退休、病退、審核連續(xù)工齡、領取《職工退休養(yǎng)老證》以及退休后應享受的待遇等手續(xù)。

四、檔案托管的作用

（一）對個人的作用

個人檔案是一個人經歷的憑證、依據和參考，如是否加入中國共產黨、工作能力、個人品德等情況都能從檔案記錄中體現(xiàn)。如果檔案保管不合理，可能影響評干、保留干部身份；工作調動時，不完善的檔案會帶來麻煩；通過公務員招考后，確認身份環(huán)節(jié)也需要個人檔案。
對于大學畢業(yè)生，如果檔案沒有經過正規(guī)托管機構的認定，工齡無論多少都會記為零。在存放期間，如果與人才服務部門簽訂代理協(xié)議，服務部門會對檔案進行“維護”，替畢業(yè)生辦理轉正定級、代繳社保、評定職稱等服務。